โปรแกรมคลินิก: คลินิกต้องมีอะไรบ้าง และเลือกโปรแกรมบริหารคลินิกยังไงให้ไม่จ่ายเกิน

คำว่า “โปรแกรมคลินิก” ครอบคลุมของหลายอย่างมาก ตั้งแต่ระบบเวชระเบียนเต็มรูปแบบที่ออกใบสั่งยาและตัดสต็อกยา ไปจนถึงหน้าจองนัดง่าย ๆ ที่ให้คนไข้เลือกเวลาเอง เจ้าของคลินิกหลายคนจึงซื้อระบบใหญ่ที่ใช้จริงแค่ส่วนเดียว หรือใช้ระบบเล็กที่ขาดส่วนที่คลินิกต้องการมากที่สุด

บทความนี้แยกงานของคลินิกออกเป็นส่วน ๆ ให้เห็นว่าแต่ละส่วนต้องใช้เครื่องมือแบบไหน ใช้ได้ทั้งคลินิกทันตกรรม คลินิกความงาม คลินิกกายภาพ และคลินิกเล็กทั่วไป

งานของคลินิก แบ่งเป็นสองฝั่ง

ฝั่งหน้าร้าน คืองานที่เกี่ยวกับคนไข้ก่อนและหลังเข้าห้องตรวจ

• นัดหมาย เลื่อนนัด ยกเลิกนัด
• เตือนนัดและยืนยันว่าคนไข้จะมา
• นัดติดตามผล เช่น ขูดหินปูนทุก 6 เดือน หรือทำเลเซอร์ครั้งถัดไป
• ขายคอร์สทรีตเมนต์และนับจำนวนครั้งที่ใช้ไป
• ดูแลคนไข้ประจำ สะสมแต้ม คูปองวันเกิด
• จัดคิวห้องรอ

ฝั่งการรักษาและหลังบ้าน คืองานทางการแพทย์และบัญชี

• เวชระเบียน (OPD card หรือ EMR) ประวัติการรักษา ผลตรวจ แผนการรักษา
• ใบสั่งยา สต็อกยาและเวชภัณฑ์
• ใบเสร็จ ค่าธรรมเนียมแพทย์ (DF) รายงานการเงิน
• ภาพก่อนและหลังทำ ใบยินยอมการรักษา

สองฝั่งนี้ต้องการเครื่องมือคนละแบบ และนี่คือจุดที่คลินิกจำนวนมากเลือกผิด

โปรแกรมบริหารคลินิก กับ ระบบนัดหมายและดูแลลูกค้า

	โปรแกรมบริหารคลินิก	ระบบนัดหมายและดูแลลูกค้า
งานหลัก	เวชระเบียน ยา สต็อก การเงิน	นัดหมาย เตือนนัด ประวัติการมา คอร์ส สะสมแต้ม
ใครใช้	แพทย์ ทันตแพทย์ ผู้ช่วย เภสัช บัญชี	เคาน์เตอร์ ผู้ช่วย เจ้าของ และคนไข้เอง
คนไข้เห็นอะไร	ปกติไม่เห็น	หน้าจองนัด ข้อความยืนยันและเตือนใน LINE
ตั้งค่า	ใช้เวลา มักต้องมีคนช่วยติดตั้งและสอน	ตั้งได้เองในวันเดียว
ค่าใช้จ่าย	มักเป็นหลักพันบาทต่อเดือนขึ้นไป	มีตั้งแต่ฟรีจนถึงรายเดือนไม่สูง

คลินิกที่ต้องมีโปรแกรมบริหารคลินิก คือคลินิกที่ต้องเก็บเวชระเบียนเป็นระบบ จ่ายยาเอง มีสต็อกยาจำนวนมาก หรือมีแพทย์หลายคนที่ต้องคิด DF

คลินิกที่ระบบนัดหมายช่วยได้มากที่สุด คือคลินิกที่ปัญหาหลักอยู่ที่หน้าร้าน ตอบแชทนัดไม่ทัน คนไข้ไม่มาตามนัด ลืมนัดติดตาม หรือนับคอร์สในสมุด

หลายคลินิกใช้ทั้งสองอย่าง โปรแกรมบริหารคลินิกสำหรับการรักษา และระบบนัดหมายสำหรับคนไข้ ไม่ต้องให้ระบบเดียวทำทุกอย่าง และไม่ต้องจ่ายค่าระบบใหญ่ถ้าต้องการแค่หน้าร้าน

สิ่งที่คลินิกต้องการจากระบบนัดหมาย

1. นัดตามแพทย์ เก้าอี้ หรือห้อง

คลินิกทันตกรรมนัดตามทันตแพทย์และเก้าอี้ทำฟัน คลินิกความงามนัดตามแพทย์ เครื่องเลเซอร์ หรือห้องทรีตเมนต์ ระบบที่ดีต้องให้ตั้งได้ว่าบริการไหนใครทำได้ ทำพร้อมกันได้กี่คน และแสดงเวลาว่างตามนั้น

ข้อที่ควรเช็ก คนไข้เลือกแพทย์เองได้ไหม และถ้าคลินิกไม่อยากให้เลือก ปิดได้ไหม

2. เตือนนัดและยืนยันว่าจะมา

นัดที่ว่างหนึ่งชั่วโมงในคลินิกคือรายได้ที่หายไปพร้อมเวลาของแพทย์ การเตือนวันก่อนนัดและวันนัด พร้อมปุ่มให้คนไข้กดยืนยัน ช่วยได้มาก (อ่านวิธีทั้งหมดใน ลูกค้าไม่มาตามนัด: 8 วิธีลดคิวหาย)

3. นัดติดตามผล

งานคลินิกจำนวนมากเป็นงานต่อเนื่อง จัดฟัน ขูดหินปูน ฉีดฟิลเลอร์ซ้ำ เลเซอร์เป็นคอร์ส วิธีที่ได้ผลที่สุดคือ นัดครั้งถัดไปก่อนคนไข้กลับบ้าน ที่เคาน์เตอร์ แล้วให้ระบบส่งคำยืนยันและเตือนเอง ส่วนคนไข้ที่ไม่ได้นัดต่อ ให้ดูรายชื่อคนที่ไม่ได้มานานแล้วทักไป

4. คอร์สทรีตเมนต์และการตัดคอร์ส

คลินิกความงามขาย “เลเซอร์ 10 ครั้ง” หรือ “ทรีตเมนต์ 5 ครั้ง” ระบบต้องนับครั้งที่ใช้ไปจากการนัดจริง คืนครั้งเมื่อยกเลิกนัด และบอกคนไข้ก่อนคอร์สหมดอายุ การนับในสมุดหรือบัตรกระดาษมักจบด้วยการเถียงกันว่าใช้ไปกี่ครั้งแล้ว

10×เลเซอร์ 10 ครั้ง

7 ครั้งที่เหลือใช้ได้ถึง 30 เม.ย.ใช้แพ็กเกจ

5. ดูแลคนไข้ประจำ

บัตรสะสมแต้ม คูปองวันเกิด และคูปอง “คิดถึง” สำหรับคนที่ไม่ได้มานาน ใช้ได้ดีกับคลินิกความงามและคลินิกทันตกรรมที่มีบริการดูแลต่อเนื่อง (ดู ระบบสะสมแต้มและระบบสมาชิก)

6. ห้องรอ

คลินิกที่มีคนไข้ walk-in มากหรือห้องรอแน่น อาจต้องการระบบคิวที่รวมคนที่นัดไว้กับ walk-in ไว้ในแถวเดียว คลินิกเล็กที่นัดเกือบทั้งหมดมักไม่ต้องใช้

app.tellfox.app

พฤหัสบดี 22 ตุลาคม5 การจองวันนี้2 รอยืนยัน

NNokPPloyMMali10:00Annaนวดไทย 9011:00Pim ✓นวดเท้า12:00พักเที่ยง14:00Somรอยืนยัน15:00Joyนวดไทย 60

คลินิกทันตกรรม และ คลินิกความงาม ต้องการต่างกันยังไง

คลินิกทันตกรรม

• นัดตามทันตแพทย์และเก้าอี้ บริการมีเวลาต่างกันมาก (ตรวจ 30 นาที รักษารากฟัน 90 นาที)
• นัดต่อเนื่องเยอะ จัดฟันนัดทุกเดือน ขูดหินปูนทุก 6 เดือน
• เวชระเบียนทันตกรรมและภาพเอกซเรย์อยู่ในโปรแกรมทันตกรรมโดยเฉพาะ

คลินิกความงาม

• ขายคอร์สเป็นหลัก การตัดคอร์สให้ถูกต้องสำคัญมาก
• คนไข้กลับมาซ้ำ การสะสมแต้มและคูปองได้ผลดี
• คนไข้ต่างชาติมาก ต้องจองและรับข้อความเป็นภาษาอังกฤษได้

โปรแกรมคลินิกฟรี มีจริงไหม

มีทางเลือกฟรีหลายแบบ เช่น Google Sheets หรือ Excel สำหรับตารางนัด Google Form สำหรับรับนัด และระบบนัดหมายที่มีแบบฟรี (เปรียบเทียบไว้ใน คู่มือจองคิวออนไลน์)

สิ่งที่ต้องระวังกับทางเลือกฟรี คือ ข้อมูลคนไข้ ไฟล์ Excel ที่ส่งต่อกันในกลุ่ม LINE หรือชีตที่แชร์ลิงก์ให้ทุกคนแก้ได้ เป็นความเสี่ยงทั้งเรื่องข้อมูลรั่วและเรื่องกฎหมาย ถ้าจะใช้ ให้จำกัดคนเข้าถึง และอย่าเก็บข้อมูลการรักษาไว้ในไฟล์เหล่านี้

PDPA กับข้อมูลคนไข้

ข้อมูลสุขภาพเป็น “ข้อมูลส่วนบุคคลที่มีความอ่อนไหว” ตาม พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) และต้องดูแลเข้มกว่าข้อมูลทั่วไป หลักที่คลินิกทุกขนาดควรทำ

• เก็บเท่าที่จำเป็น ระบบนัดหมายต้องการชื่อ ช่องทางติดต่อ และบริการที่นัด ไม่ต้องการผลวินิจฉัย
• แยกข้อมูลการรักษาไว้ในเวชระเบียน โน้ตในระบบนัดหมายควรเป็นเรื่องการบริการ เช่น “ชอบนัดช่วงเย็น” หรือ “ขอทันตแพทย์ผู้หญิง”
• จำกัดว่าใครเห็นอะไร พนักงานเคาน์เตอร์ไม่จำเป็นต้องเห็นทุกอย่าง
• ขอความยินยอมแยก สำหรับการส่งโปรโมชัน ข้อความยืนยันและเตือนนัดเป็นส่วนหนึ่งของบริการ แต่โปรโมชันต้องได้รับความยินยอมก่อน
• พร้อมตอบคำขอของคนไข้ ขอดูข้อมูล ขอสำเนา ขอลบ
• อย่าส่งข้อมูลคนไข้ในกลุ่ม LINE ส่วนตัว

บทความนี้ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย ถ้าคลินิกเก็บข้อมูลการรักษาจำนวนมาก ควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้าน PDPA

คำถามที่ควรถามก่อนซื้อโปรแกรมคลินิก

• ต้องการเวชระเบียนและสต็อกยาในระบบเดียวกันจริงไหม หรือต้องการแค่หน้าร้าน
• คนไข้จองเองได้ไหม ผ่าน LINE ได้ไหม ต้องโหลดแอปไหม
• เตือนนัดผ่านช่องทางไหน ค่าข้อความ LINE รวมอยู่ในราคาหรือไม่
• นับคอร์สอัตโนมัติจากการนัดหรือต้องกดเอง
• เริ่มใช้ฟรีได้ไหม และถ้าเลิกใช้ ส่งออกข้อมูลคนไข้ได้ไหม
• ลบหรือส่งออกข้อมูลของคนไข้รายคนได้ไหมเมื่อมีคำขอตาม PDPA

คำถามที่พบบ่อย

โปรแกรมคลินิกกับโปรแกรมบริหารคลินิกต่างกันไหม

คนใช้สองคำนี้ปนกัน โปรแกรมบริหารคลินิกมักหมายถึงระบบเต็มรูปแบบที่มีเวชระเบียน ยา และการเงิน ส่วนโปรแกรมคลินิกอาจหมายถึงระบบนัดหมายอย่างเดียวก็ได้ ถามผู้ขายให้ชัดว่ารวมอะไรบ้าง

คลินิกเล็กต้องใช้โปรแกรมบริหารคลินิกไหม

ขึ้นกับว่าปัญหาหลักอยู่ตรงไหน ถ้าปัญหาคือนัดหมาย คนไข้ไม่มา และการตัดคอร์ส ระบบนัดหมายและดูแลลูกค้าแก้ได้ตรงกว่าและถูกกว่า

เก็บประวัติคนไข้ในระบบนัดหมายได้ไหม

เก็บประวัติการมา บริการที่ทำ และโน้ตเรื่องการบริการได้ ส่วนข้อมูลการรักษาควรอยู่ในเวชระเบียน

คนไข้ต่างชาตินัดได้ไหม

ถ้าระบบมีหน้าจองภาษาอังกฤษและส่งยืนยันทางอีเมล คนไข้ต่างชาติที่ไม่มี LINE ก็นัดได้เอง

Tellfox สำหรับคลินิก

Tellfox ดูแลงานหน้าร้านของคลินิก นัดหมาย คนไข้ คอร์ส และสะสมแต้ม ใช้คู่กับโปรแกรมเวชระเบียนที่คลินิกใช้อยู่ได้

• นัดตามแพทย์และจำนวนที่ ตั้งได้ว่าบริการไหนแพทย์คนไหนทำ ทำพร้อมกันได้กี่คน และคนไข้เลือกแพทย์เองหรือให้คลินิกจัดให้
• คนไข้จองเองใน LINE หรือเว็บ ภาษาไทยหรืออังกฤษ คนไข้ต่างชาติรับยืนยันและเตือนทางอีเมล
• เตือนวันก่อนนัดและวันนัด พร้อมปุ่ม “ไปแน่นอน” และรายชื่อคนที่ยังไม่ยืนยันพร้อมปุ่มโทร
• นัดครั้งถัดไปที่เคาน์เตอร์ คนไข้ได้คำยืนยันและคำเตือนเหมือนจองเอง
• คอร์สทรีตเมนต์ นับครั้งจากการนัดจริง คืนครั้งเมื่อยกเลิก และแจ้งคนไข้ก่อนคอร์สหมดอายุ
• ข้อมูลคนไข้ ประวัติการมา โน้ต แท็ก รายชื่อคนที่ไม่ได้มานาน ความยินยอมรับข้อความแยกตามช่องทาง ส่งออกหรือลบข้อมูลรายคนได้ พนักงานเห็นเฉพาะคนไข้ที่ตัวเองดูแล
• บัตรสะสมแต้มและคูปอง คูปองวันเกิดและคูปองสำหรับคนที่ไม่ได้มานาน
• ระบบคิวห้องรอ เป็นส่วนเสริมสำหรับคลินิกที่มี walk-in มาก สอบถามเราได้

ลองดูเลย: ส่งรูปรายการราคาของคลินิกให้ Tellfox ใน LINE แล้วดูหน้าจองของคลินิกคุณในไม่กี่วินาที ลองตอนนี้