ระบบคิวออนไลน์ ไม่ต้องโหลดแอป: คู่มือระบบคิวสำหรับร้านและคลินิก

เช้าวันจันทร์ที่คลินิกทันตกรรมแห่งหนึ่ง ห้องรอเต็มตั้งแต่ 9 โมง บางคนจองไว้ บางคนเดินเข้ามาเอง พนักงานหน้าเคาน์เตอร์จดชื่อลงกระดาษ ตอบคำถามเดิมซ้ำ ๆ ว่า “อีกนานไหม” และต้องเดินไปเรียกคนไข้ที่ออกไปนั่งรอในรถ ทุกคนเหนื่อย ทั้งคนรอและคนทำงาน

ปัญหานี้ไม่ได้มีแค่คลินิก ศูนย์บริการรถ สำนักงานที่มีเคาน์เตอร์ คลินิกสัตว์ ร้านทำผมขนาดใหญ่ ไปจนถึงร้านอาหาร ล้วนเจอเรื่องเดียวกัน คือคนรอไม่รู้ว่าต้องรออีกนานแค่ไหน และร้านไม่รู้ว่าใครรออยู่บ้าง

ระบบคิวออนไลน์แก้ตรงนี้ บทความนี้อธิบายว่าระบบคิวทำงานอย่างไร มีส่วนไหนบ้าง เลือกแบบไหนให้เหมาะกับร้านของคุณ และมีค่าใช้จ่ายอะไรที่ควรคิดก่อนตัดสินใจ

ระบบคิวคืออะไร

ระบบคิว คือวิธีจัดลำดับคนที่มารอรับบริการ ให้ทุกคนได้เลขของตัวเอง รู้ว่ามีกี่คิวอยู่ก่อนหน้า และถูกเรียกตามลำดับ แบบดั้งเดิมคือกระดาษจดชื่อหรือเครื่องกดบัตรคิวที่พิมพ์เลขออกมา

ระบบคิวออนไลน์ ย้ายทั้งหมดนี้มาไว้บนมือถือ ลูกค้าได้เลขคิวบนหน้าจอมือถือ ดูได้ว่าตอนนี้ถึงคิวไหนแล้ว และได้รับแจ้งเตือนเมื่อใกล้ถึงคิว ไม่ต้องยืนเฝ้าเคาน์เตอร์ จะนั่งรอในรถ ไปซื้อกาแฟ หรือนั่งในห้องรอก็ได้

ระบบคิวที่ดีมีส่วนประกอบหลัก 4 อย่าง

1. วิธีรับบัตรคิว ลูกค้าได้เลขคิวอย่างไร
2. หน้าบัตรคิว ลูกค้าดูสถานะคิวได้ที่ไหน
3. การแจ้งเตือน ลูกค้ารู้ได้อย่างไรว่าใกล้ถึงคิว
4. จอเรียกคิวและหน้าจอพนักงาน ร้านเรียกคิวและดูคนรออย่างไร

1. รับบัตรคิวด้วย QR ที่หน้าร้าน

วิธีที่ง่ายที่สุดในปัจจุบันคือ QR code ติดที่ประตูหรือเคาน์เตอร์ ลูกค้าเปิดกล้องมือถือสแกน เลือกบริการหรือจำนวนคน แล้วได้เลขคิวทันที เช่น A013 ไม่ต้องกรอกชื่อ ไม่ต้องสมัครสมาชิก

ข้อดีของ QR คือร้านไม่ต้องซื้อเครื่องอะไรเพิ่ม แค่พิมพ์กระดาษแผ่นเดียว และลูกค้าใช้มือถือที่ถือมาอยู่แล้ว

สำหรับลูกค้าที่ไม่มีมือถือหรือไม่สะดวกสแกน พนักงานควรออกบัตรคิวให้ได้จากหน้าจอพนักงาน แตะครั้งเดียวได้เลขถัดไป แล้วบอกเลขให้ลูกค้า ทั้งสองทางควรใช้ลำดับเลขเดียวกัน คิวจะได้ไม่ซ้อนกัน

ถ้าอยากรู้ว่าทำไม QR แผ่นเดียวก็พอ อ่านต่อได้ใน ไม่ต้องซื้อเครื่องกดบัตรคิว

2. หน้าบัตรคิวที่ลูกค้าดูได้ตลอด

หลังได้เลขคิว ลูกค้าควรเห็นหน้าบัตรคิวที่บอกเรื่องสำคัญครบ

• เลขคิวและแถว
• มีกี่คิวอยู่ก่อนหน้า
• เวลารอโดยประมาณ
• สถานะ เช่น รอเรียก ถึงคิวแล้ว
• ปุ่มออกจากคิว ถ้าเปลี่ยนใจ

หน้านี้ควรอัปเดตเองทุกไม่กี่วินาที ลูกค้าไม่ต้องกดโหลดใหม่

เรื่องที่ควรถามก่อนเลือกระบบคือ ลูกค้าต้องโหลดแอปไหม ระบบคิวบางแบบให้ลูกค้าติดตั้งแอปก่อน ซึ่งเหมาะกับคนที่ใช้บริการที่นั่นบ่อยและมีแอปอยู่แล้ว แต่สำหรับคลินิก ศูนย์บริการ หรือร้านที่ลูกค้ามาเป็นครั้งคราว การให้ลูกค้าโหลดแอปที่หน้าประตูมักทำให้คิวยิ่งช้า หน้าบัตรคิวที่เปิดได้ใน LINE หรือเบราว์เซอร์ใดก็ได้จึงสะดวกกว่า

3. แจ้งเตือนทาง LINE เมื่อใกล้ถึงคิว

คนไทยเปิด LINE ทุกวัน การแจ้งเตือนทาง LINE จึงเป็นทางที่ลูกค้าเห็นแน่ที่สุด โดยไม่ต้องโหลดอะไรเพิ่ม

แต่การส่งข้อความ LINE มีต้นทุน ระบบที่ดีจึงไม่ควรส่งทุกครั้งที่คิวขยับ สองข้อความที่สำคัญจริงคือ

• ใกล้ถึงคิวแล้ว เช่น เหลืออีก 3 คิว ให้ลูกค้ากลับมาที่ร้าน
• ถึงคิวแล้ว ให้มาที่เคาน์เตอร์

ส่วนเรื่องอื่น ลูกค้าดูเองได้จากหน้าบัตรคิว และถ้าลูกค้ากำลังเปิดหน้าบัตรคิวดูอยู่แล้ว ระบบก็ไม่จำเป็นต้องส่งข้อความ

TellfoxบัญชีทางการLINE

ใกล้ถึงคิว A013 ของคุณแล้ว กรุณากลับมาที่คลินิก

ถึงคิว A013 แล้ว เชิญที่เคาน์เตอร์ได้เลย

4. จอเรียกคิวบนจอที่ร้านมีอยู่

จอเรียกคิวช่วยให้คนในห้องรอรู้ว่าตอนนี้ถึงเลขไหน และเลขถัดไปคืออะไร หลายร้านคิดว่าต้องซื้อจอเรียกคิวโดยเฉพาะ แต่จริง ๆ แล้ว จอหรือแท็บเล็ตที่เปิดเว็บได้ ที่ร้านมีอยู่ก็ใช้ได้ เปิดหน้าเว็บเรียกคิวแบบเต็มจอ แล้วมีเสียงเตือนเมื่อเรียกเลขใหม่

สำหรับคลินิก จอเรียกคิวควรแสดง เลขคิว ไม่ใช่ชื่อ เพื่อความเป็นส่วนตัวของคนไข้

5. หน้าจอพนักงาน เรียกคิวด้วยปุ่มเดียว

ฝั่งร้านต้องการหน้าจอที่ใช้ง่ายบนมือถือหรือแท็บเล็ต ปุ่มใหญ่ ๆ ไม่กี่ปุ่ม

• เรียกคิวถัดไป
• เรียกอีกครั้ง เมื่อลูกค้ายังไม่มา
• ข้าม เมื่อเรียกแล้วไม่มา
• เสร็จแล้ว เมื่อให้บริการเสร็จ
• คิวใหม่ ให้ลูกค้าที่ไม่ได้สแกน

พนักงานหน้าเคาน์เตอร์ควรเห็นเฉพาะคิว ไม่จำเป็นต้องเห็นข้อมูลลูกค้าทั้งหมด ระบบที่แยกสิทธิ์ “หน้าเคาน์เตอร์” ออกมาจะปลอดภัยกว่า

ลูกค้าที่จองไว้ กับลูกค้า walk-in ในคิวเดียว

ระบบคิวหลายแบบไม่ได้คิดถึงเรื่องนี้ แต่เรื่องนี้สำคัญที่สุดสำหรับคลินิกและศูนย์บริการ

ในชีวิตจริง ร้านส่วนใหญ่มีลูกค้าสองแบบปนกัน คือคนที่ จองเวลาไว้ กับคนที่ เดินเข้ามาเอง ถ้าใช้ระบบจองอย่างหนึ่ง ระบบคิวอีกอย่างหนึ่ง พนักงานต้องสลับดูสองที่ แล้วตัดสินเองว่าใครควรได้ก่อน

วิธีที่ดีกว่าคือ จองก่อน แล้วรับบัตรคิวเมื่อมาถึง

1. ลูกค้าจองเวลาออนไลน์ล่วงหน้า
2. วันนัด เมื่อมาถึง ลูกค้าแตะ “ฉันมาถึงแล้ว” ในหน้าการจอง หรือสแกน QR ที่ประตู
3. ระบบให้เลขคิวตามเวลาที่จองไว้ คนจองได้ลำดับตามนัด ส่วน walk-in เติมช่องว่างระหว่างนัด
4. ทุกคนอยู่ในคิวเดียว บนจอเดียว

ลูกค้าที่จองไว้ไม่ต้องกังวลว่าจะเสียคิวให้คนที่เดินเข้ามาทีหลัง ส่วน walk-in ก็เห็นชัดว่าต้องรอเท่าไร อ่านเรื่องนี้แบบละเอียดได้ใน จองก่อน แล้วรับบัตรคิวเมื่อมาถึง และเริ่มจากระบบจองได้ที่ คู่มือระบบจองคิวออนไลน์

1. 1จองเวลาลูกค้าจองเวลาออนไลน์ล่วงหน้า
2. 2มาถึงร้านแตะ "ฉันมาถึงแล้ว" ในหน้าการจอง หรือสแกน QR ที่ประตู
3. 3ได้เลขคิวตามเวลาที่จองไว้ ส่วน walk-in เติมช่องว่างระหว่างนัด
4. 4รอรับแจ้งเตือนใกล้ถึงคิวและถึงคิวแล้ว ทาง LINE
5. 5ถูกเรียกทุกคนอยู่ในคิวเดียว บนจอเดียว

ระบบคิวเหมาะกับธุรกิจแบบไหน

ระบบคิวเหมาะกับทุกธุรกิจที่มีคนมารอพร้อมกัน แต่บางประเภทได้ประโยชน์ชัดที่สุด

• คลินิก ทั้งคลินิกทั่วไป ทันตกรรม ความงาม และคลินิกสัตว์ ที่มีทั้งคนนัดและคนเดินเข้ามา (อ่านต่อใน ระบบคิวคลินิก)
• ศูนย์บริการและสำนักงาน ที่มีเคาน์เตอร์ เช่น ศูนย์ซ่อม ศูนย์บริการลูกค้า งานเอกสาร
• ร้านทำผมขนาดใหญ่และร้านดูแลรถ ที่ลูกค้า walk-in เยอะในวันหยุด
• ร้านอาหาร ที่มีคนรอโต๊ะช่วงพีก

ถ้าร้านของคุณมีช่างคนเดียวและรับเฉพาะคนที่จองไว้ ระบบจองอย่างเดียวก็อาจเพียงพอ ระบบคิวจะคุ้มเมื่อมีคนรอพร้อมกันหลายคนเป็นประจำ

7 คำถามก่อนเลือกระบบคิว

1. ลูกค้าต้องโหลดแอปไหม ถ้าลูกค้าส่วนใหญ่มาครั้งคราว หน้าเว็บที่เปิดใน LINE ได้เลยจะง่ายกว่า
2. ต้องซื้อหรือเช่าเครื่องไหม เครื่องกดบัตรคิว ตู้คีออสก์ หรือจอเฉพาะ หรือใช้ QR มือถือ และจอที่มีอยู่ได้
3. รวมคนจองกับ walk-in ได้ไหม สำคัญมากสำหรับคลินิกและศูนย์บริการ
4. แจ้งเตือนทางไหน และค่าข้อความใครจ่าย บางระบบให้ร้านจ่ายค่าข้อความ LINE เอง
5. พนักงานใช้ยากไหม ลองให้พนักงานหน้าเคาน์เตอร์ทดลองใช้จริงก่อนตัดสินใจ
6. ข้อมูลลูกค้าเก็บไว้ที่ไหน ลูกค้า walk-in กลายเป็นลูกค้าประจำได้ไหม หรือหายไปหลังได้รับบริการ
7. ดูสถิติได้ไหม ช่วงไหนคนเยอะ รอนานเท่าไร มีกี่คนที่รอไม่ไหวแล้วกลับไป

ค่าใช้จ่ายที่ควรคิด

ราคาของระบบคิวมีหลายส่วน ก่อนเทียบราคา ลองเขียนรายการนี้ให้ครบ

• ค่าระบบรายเดือนหรือรายปี ส่วนใหญ่คิดต่อสาขา
• ค่าฮาร์ดแวร์ เครื่องกดบัตร เครื่องพิมพ์ กระดาษ ตู้คีออสก์ จอ และค่าติดตั้ง ซื้อขาดหรือเช่า
• ค่าข้อความแจ้งเตือน ถ้าใช้ LINE Official Account ของร้านเอง ข้อความที่ส่งเกินโควตาฟรีมีค่าใช้จ่าย
• ค่าระบบอื่นที่ต้องใช้คู่กัน ระบบจอง ระบบสมาชิก บัตรสะสมแต้ม ถ้าแยกกันคนละเจ้า ค่าใช้จ่ายรวมจะสูงขึ้น และข้อมูลไม่เชื่อมกัน
• เวลาของพนักงาน ระบบที่ตั้งค่ายากหรือใช้ยาก มีต้นทุนที่มองไม่เห็น

ระบบที่ดูถูกที่สุดในตอนแรก อาจไม่ใช่ระบบที่ถูกที่สุดเมื่อรวมทุกอย่าง

หลังได้รับบริการ walk-in กลายเป็นลูกค้าประจำ

ร้านส่วนใหญ่มองระบบคิวเป็นแค่เครื่องมือจัดลำดับ แต่ทุกคนที่มารอคือโอกาสได้ลูกค้าประจำ ถ้าระบบคิวเชื่อมกับข้อมูลลูกค้า ลูกค้า walk-in ที่รับบัตรคิวผ่าน LINE จะถูกบันทึกเป็นลูกค้าของร้าน เห็นบัตรสะสมแต้มบนหน้าบัตรคิว และร้านทักกลับไปได้ในครั้งหน้า อ่านเรื่องการดูแลข้อมูลลูกค้าได้ใน คู่มือระบบ CRM

ระบบคิวของ Tellfox

Tellfox เป็นระบบจองออนไลน์ใน LINE สำหรับธุรกิจบริการ มีข้อมูลลูกค้าและบัตรสะสมแต้มอยู่ในที่เดียว ระบบคิวออนไลน์ของ Tellfox เป็นส่วนเสริมที่เพิ่มเข้าไปในระบบเดิม

• ลูกค้าสแกน QR ที่ประตู หรือกด “รับคิว” ในหน้าจองของร้าน แล้วดูคิวสด ๆ บนหน้าเว็บที่เปิดใน LINE หรือเบราว์เซอร์ใดก็ได้
• แจ้งเตือนทาง LINE ไม่เกิน 2 ข้อความต่อบัตรคิว และข้อความ LINE ของระบบคิวรวมอยู่ในราคาแล้ว
• จอเรียกคิวเป็นลิงก์เฉพาะของร้าน เปิดบนจอหรือแท็บเล็ตเครื่องไหนก็ได้ ใส่โลโก้ สีของร้าน และโปรโมชันได้ถึง 8 รายการ
• ลูกค้าที่จองไว้ แตะ “ฉันมาถึงแล้ว” แล้วเข้าคิวตามเวลาที่จอง
• walk-in ที่รับคิวผ่าน LINE กลายเป็นลูกค้าของร้าน พร้อมบัตรสะสมแต้มบนหน้าบัตรคิว
• ถ้ารอนานเกินไป ลูกค้าเลือกจองเวลาอื่นได้จากหน้าบัตรคิว แทนที่จะเดินกลับไปเฉย ๆ

ระบบคิวเป็นส่วนเสริมต่อสาขาในแพ็กเกจ Starter, Business และ Pro เจ้าของร้านเพิ่มเองได้ที่แพ็กเกจและส่วนเสริม ราคาคิดตามจำนวนบัตรคิวต่อเดือนของสาขา เริ่มที่ขนาดเล็ก 390 บาทต่อเดือน เดือนไหนคิวเกินขนาดที่เลือก ระบบคิวก็ไม่หยุด และร้านจะได้รับแจ้งเมื่อใช้ไปถึง 80% ดู แพ็กเกจและขนาดของระบบคิว

คำถามที่พบบ่อย

ระบบคิวออนไลน์ต่างจากเครื่องกดบัตรคิวอย่างไร

เครื่องกดบัตรคิวพิมพ์เลขบนกระดาษ ลูกค้าต้องรออยู่ใกล้ ๆ เพื่อฟังเรียก ระบบคิวออนไลน์ให้เลขคิวบนมือถือ ลูกค้าดูสถานะได้จากที่ไหนก็ได้ในบริเวณร้าน และได้แจ้งเตือนเมื่อใกล้ถึงคิว

ลูกค้าต้องโหลดแอปจองคิวไหม

ขึ้นกับระบบ บางระบบต้องโหลดแอป บางระบบเป็นหน้าเว็บที่เปิดใน LINE ได้เลย สำหรับร้านที่ลูกค้ามาเป็นครั้งคราว แบบไม่ต้องโหลดแอปจะสะดวกกว่า

ลูกค้าที่ไม่มีมือถือทำอย่างไร

พนักงานออกบัตรคิวให้จากหน้าจอพนักงาน แล้วบอกเลขให้ลูกค้า ลูกค้าดูเลขบนจอเรียกคิวในห้องรอได้

ใช้ระบบคิวคู่กับระบบจองได้ไหม

ได้ และควรใช้คู่กันสำหรับคลินิกและศูนย์บริการ คนที่จองไว้รับบัตรคิวเมื่อมาถึง แล้วอยู่ในคิวเดียวกับ walk-in

ลองดูก่อน

ระบบคิวเริ่มจากระบบจองที่ดี ลองส่งรูปรายการราคาหรือป้ายราคาของร้านให้ Tellfox ใน LINE แล้วดูหน้าจองของร้านคุณในไม่กี่วินาที ลองใน LINE